„ახალგორის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“

მუხლი 1.

1. ახალგორის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს (შემდგომში – საკრებულო) ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი) უზრუნველყოფს საკრებულოს დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს როგორც მატერიალური, ასევე ელექტრონული სახით.

2. ამ წესით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც მატერიალური სახით შესრულებულ დოკუმენტებზე, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე.

3. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას.

მუხლი 2. ტერმინთა განმარტება

ამ წესში გამოყენებულ ტერმინებს აქვს შემდეგი მნიშვნელობა:

ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული სისტემა, რომლის მეშვეობითაც ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტის შექმნას, გაგზავნას, მიღებას, დამუშავებას და შენახვას;

ბ) ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი – საკრებულოს თანამდებობის პირი და მოხელე, რომელიც უფლებრივი დაშვების დონის გათვალისწინებით, რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში;

გ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში ატვირთული, შექმნილი, გაგზავნილი ან მიღებული დოკუმენტი, რომელიც ფლობს ელექტრონული დოკუმენტისათვის აუცილებელ რეკვიზიტებს;

დ) ელექტრონული დოკუმენტის ავტორი – ელექტრონული დოკუმენტის შექმნაში მონაწილე პირი/პირები;

ე) ელექტრონულ დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირი – ხელმოწერის მფლობელი, რომელიც ახდენს ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას, ვიზის ავტორი, ელექტრონული დოკუმენტის ავტორი;

ვ) ხელმოწერა – ელექტრონულ დოკუმენტზე ელექტრონულად ხელმოწერა. ელექტრონული დოკუმენტი ხელმოწერილად განიხილება იმ მომენტიდან, როდესაც იგი გააკეთებს თანხმობას და მისი უკან დაბრუნება შეუძლებელია;

ზ) ელექტრონული ხელმოწერა – მონაცემთა ერთობლიობა, რომელიც იძლევა ელექტრონული დოკუმენტის ავტორის, ვიზის ავტორის, რეზოლუციის ავტორის იდენტიფიკაციისა და ელექტრონულ დოკუმენტთან მისი კავშირის დადგენის საშუალებას;

თ) ვიზირება – ვიზის ავტორის მიერ დოკუმენტის სისწორეზე თანხმობა მისი სამსახურებრივი უფლებამოსილების ფარგლებში.

მუხლი 3. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა

1. დოკუმენტბრუნვის (საქმისწარმოების) ერთიანი ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს შემდეგი ფუნქციების შესრულებას:

ა) დოკუმენტების აღრიცხვა (შემოსული, შესრულებული კორესპონდენცია, ბრძანებები);

ბ) ახალი დოკუმენტების შექმნა/რეგისტრაცია: ნომრის და თარიღის მინიჭება, ხელმოწერა;

გ) დოკუმენტების მოძრაობა რეზოლუციასა და ვიზირებაზე;

დ) დოკუმენტების ძებნა წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრებით (მაგ.: რეგისტრაციის თარიღით და ა.შ.);

ე) დოკუმენტების კლასიფიკაცია სხვადასხვა ტიპებით: ბრძანება, განკარგულება, შესრულებული კორესპონდენცია, წერილი, მოხსენებითი ბარათი და ა.შ;

ვ) დოკუმენტების ძებნა შინაარსით;

ზ) მომხმარებელთა ჯგუფებისა და როლების მართვა;

თ) წვდომის უფლებების ინდივიდუალურად განსაზღვრის შესაძლებლობა;

ი) ელექტრონულად ჩართული ადრესატებისგან გამოგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა;

კ) სისტემაში განთავსებული მონაცემების შენახვა და დაცვა.

2. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს საკრებულოს ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას.

3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ელექტრონული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა.

4. ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულ ძალას იძენს უფლებამოსილი პირის ხელმოწერის მომენტიდან.

5. ამ წესით გათვალისწინებულ სისტემაში შექმნილი ელექტრონული დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარი ითვლება ორიგინალად. ელექტრონულ დოკუმენტს არ შეიძლება ჰქონდეს ელექტრონული ასლი.

მუხლი 4. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენა და მისი სავალდებულო და დამატებითი რეკვიზიტები

1. ელექტრონული დოკუმენტი იქმნება მატერიალური დოკუმენტისათვის დამახასიათებელი რეკვიზიტებით.

2. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენისას საჭიროა ამ წესის დაცვა, რაც უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტის იურიდიულ ძალას.

3. ელექტრონულ დოკუმენტს უნდა ჰქონდეს კანონმდებლობით დადგენილი წესით აუცილებელი რეკვიზიტები.

4. ელექტრონული დოკუმენტის სახეებია:

ა) დადგენილება – საკრებულოს ნორმატიული აქტი;

ბ) განკარგულება – საკრებულოს ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი;

გ) ბრძანება – საკრებულოს თავმჯდომარის ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი;

დ) შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდენცია;

ე) განცხადებები;

ვ) განმარტებითი ბარათები;

ზ) მოხსენებითი ბარათები;

თ) მინდობილობები;

ი) ცნობები;

კ) დოკუმენტების უნიფიცირებული ტაბელით განსაზღვრული დოკუმენტები.

5. ტექსტის სათაური (თემა) წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას. ის უნდა იყოს მაქსიმალურად მოკლე და ტევადი.

6. დოკუმენტის ტექსტი – შეიცავს ადრესატის რეგალიებს, მიმართვას კონკრეტული სუბიექტისადმი, თავად დოკუმენტის შინაარსს, მითითებას დანართის შესახებ (ამგვარის არსებობის შემთხვევაში), ტექსტი შედგენილი უნდა იყოს „sylfaen“ შრიფტით, ზომით 12.

7. დოკუმენტის ელექტრონული ნომერი – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მიერ გენერირებული და ელექტრონული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ნომერი.

8. ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას ახდენენ საკრებულოს თანამდებობის პირები ან საკრებულოს აპარატის შესაბამისი უფლებამოსილი პირები.

9.რეზოლუცია წარმოადგენს დავალებას დოკუმენტის შესრულებაზე, შემსრულებელი დავალებას იღებს ელექტრონული პროგრამის საშუალებით, რა დროსაც რეზოლუციის შინაარსით განისაზღვრება დავალება.

მუხლი 5. ელექტრონული (გარდა ბრძანებისა) დოკუმენტის შექმნა, ვიზირება, გაგზავნა

1. ელექტრონული დოკუმენტი (გარდა ბრძანებისა) იქმნება უშუალოდ ავტორის ან ინიციატორის (შემსრულებლის) მიერ.

2. ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის შედგენა ხდება მატერიალური დოკუმენტისათვის დადგენილი ფორმატით.

3. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) იმავდროულად წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ადრესატს, ვიზირების ავტორს (ავტორებს), ურთავს დოკუმენტს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში, და ახდენს დოკუმენტის გაგზავნას ვიზირების ავტორებისათვის, ავტორის მიერ განსაზღვრული რიგითობის შესაბამისად და მათ მიერ თანხმობის გამოხატვის შემთხვევაში – ადრესატისათვის. ერთ-ერთი ვიზირების ავტორის მიერ თანხმობაზე უარის შემთხვევაში ელექტრონული დოკუმენტი ბრუნდება უკან დოკუმენტის ავტორთან.

4. თუ ელექტრონული დოკუმენტის შემსრულებელი არ წარმოადგენს იმავდროულად ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ავტორს, ვიზირების ავტორებს, ურთავს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში, და განსაზღვრავს ელექტრონული დოკუმენტის ადრესატს. ვიზირების პროცესის გავლისა და ავტორის მიერ დოკუმენტის ხელმოწერის შემდეგ სისტემა კანცელარიის თანამშრომლის მეშვეობით უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას ადრესატისთვის (ადრესატებისათვის).

მუხლი 6. ბრძანების შექმნა, ვიზირება და დაგზავნა

1. ბრძანების პროექტების მომზადება ხდება საკრებულოს თავმჯდომარის დავალებით.

2. ბრძანების პროექტს შეიმუშავებს შემსრულებელი, რომელიც უთითებს დოკუმენტის პროექტის ვიზირების ავტორებს, ავტორს და ადრესატს.

3. ბრძანების პროექტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ შემსრულებელი ახდენს მის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებთან. ვიზირების პროცესის დასრულების შემდეგ ბრძანების პროექტს უფლებამოსილი პირი ხელმოწერაზე აგზავნის ხელმომწერ პირთან.

მუხლი 7. ელექტრონული დოკუმენტის მიღება

1.ელექტრონული დოკუმენტი მიღებულად ითვლება იმ მომენტიდან, როდესაც ის შედის ადრესატის საინფორმაციო სისტემაში და ხელმისაწვდომია მისთვის.

2. საკრებულოს სამდივნო განყოფილების უფლებამოსილი შესაბამისი პირის მიერ წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები და ნაწილდება განხილვაზე უფლებამოსილ პირთან.

3. დოკუმენტის განხილვის შემდეგ დოკუმენტის განმხილველი, როგორც წესი, ახდენს რეზოლუციის დადებას, განსაზღვრავს შესრულების ვადებს, შემსრულებელ ან შესრულებაზე ზედამხედველ პირებს, ან თვითონ ასრულებს შესაბამის სამუშაოს.

4. შემსრულებლის მიერ სამსახურებრივ მოვალეობათა შესრულების შეწყვეტის ან სამსახურებრივი ურთიერთობის შეჩერების შემთხვევაში უშუალო ხელმძღვანელი ახდენს შესაბამისი დოკუმენტების გადანაწილებას.

მუხლი 8. დოკუმენტების შენახვა

ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გაგზავნილი, მიღებული, ასევე მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონულ ფორმატში კონვერტაციის გზით შეყვანილი დოკუმენტები ინახება კანონმდებლობით დადგენილი ვადით, დაარქივებული სახით.

მუხლი 9. საკრებულოში შემოსული დოკუმენტების დამუშავება

1. საკრებულოში შემოსული ელექტრონული და მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას ახორციელებს საკრებულოს აპარატის სამდივნო განყოფილება.

2. მიღება-რეგისტრაციის პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას და სარეზოლუციოდ გადაცემას.

3. შემოსული მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღეს.

4. მატერიალური სახით შემოსულ დოკუმენტს მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმის რიგითი ნომერი და შემოსვლის თარიღი.

5. იმ შემთხვევაში, თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია, დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია, იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური სახით – ქაღალდის ფუძემატარებელზე.

6. საკრებულოში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად): შემოსული – შემოსვლის დღეს 18:00 საათამდე, ადგილზე შექმნილი – ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს 18:00 საათამდე.

7. რეგისტრაციას ექვემდებარება საკრებულოში შექმნილი ან/და სხვა დაწესებულებიდან, აგრეთვე ფიზიკური პირებისაგან შემოსული ყველა დოკუმენტი, მათ შორის, ელექტრონული ფორმით.

8. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საფელდეგერო (საკურიერო, საფოსტო) სამსახურისგან დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“ შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრის, თარიღისა და დროის (საათი, წუთი) მითითებით და დაესმება სამდივნო განყოფილების შესაბამისი საჯარო მოსამსახურის პირადი ხელმოწერა.

9. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს.

10. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ.

11. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ-გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები.

12. დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში, ხდება მათი მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა სკანირების გზით და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება.

13. თუ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მისი დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას, ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად, ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება, დოკუმენტის მიღება-რეგისტრაციისას ხდება შესაბამისი აღნიშვნა დამატებით რეკვიზიტში შემდეგი სახით: „მაგ.: დანართი: ფურცლად – მატერიალური სახით;“, ხოლო დანართები მატერიალური სახით გადაეცემა შემსრულებელს.

14. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება სამდივნო განყოფილებაში, კანონმდებლობით დადგენილი ვადების შესაბამისად.

15. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები გადაეცეს შემსრულებელს.

16. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება შესაბამის ჟურნალში რეგისტრაციის გზით.

17. შემოსული დოკუმენტი წინასწარი განხილვისა და ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანის შემდეგ მიმაგრებული დანართებით სარეზოლუციოდ გადაეგზავნება საკრებულოს თავმჯდომარეს დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე, თუ დოკუმენტები შემოსულია სამუშაო დღის 18 საათის შემდეგ, მისი პირველადი დამუშავება ხდება მომდევნო სამუშაო დღეს.

მუხლი 10. დოკუმენტების შესრულება და კონტროლი

1. საკრებულოში შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემს საკრებულოს თავმჯდომარე.

2. საკრებულოს აპარატის უფროსი უფლებამოსილია მისთვის შესასრულებლად გადაცემულ დოკუმენტზე არსებული რეზოლუციის ფარგლებში და მის შესასრულებლად რეზოლუციის სახით გასცეს დავალება მის დაქვემდებარებაში მყოფ საჯარო მოსამსახურეზე.

3. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველად მითითებული.

4. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ და საჭიროების შემთხვევაში, შესრულების ვადას.

5. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში.

6. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი სიტყვიერად დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე.

7. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებულ ვადაში.

8. შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი.

9. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით, როგორც შემსრულებელს დაეწერა.

მუხლი 11. დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება

1. საკრებულოში დოკუმენტები ელექტრონულად მზადდება და ფორმდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის საქართველოს ფინანსთა სამინისტროს სსიპ – საფინანსო-ანალიტიკური სამსახურის ავტომატიზებული დოკუმენტბრუნვის პროგრამით, მოქმედი კანონმდებლობისა და დოკუმენტების უნიფიცირებული ტაბელის მოთხოვნათა შესაბამისად.

2. დოკუმენტებზე სამუშაოდ თითოეული თანამშრომელი იყენებს მისთვის შექმნილ სამომხმარებლო ანგარიშს.

3. ავტორიზაციისათვის საჭიროა შესაბამის ველებში მომხმარებლის სახელისა და პაროლის სწორი შეყვანა.

4. დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში არსებული დოკუმენტთა სახეობები, რომლებიც გამოიყენება საკრებულოს საქმისწარმოებაში.

5. დოკუმენტების გაფორმება ხდება დადგენილი ტექნიკური მოთხოვნების შესაბამისად.

6. ტექსტის სათაური (თემა) უნდა მოიცავდეს დოკუმენტის მოკლე შინაარსს და შეესაბამებოდეს დოკუმენტის სახეობის დასახელებას.

7. დოკუმენტის სასურველი შაბლონის შერჩევისა და ტექსტის გაფორმების შემდეგ, შემსრულებელმა უნდა შეავსოს ყველა ის აუცილებელი ველი შესაბამისი რეკვიზიტებით, რომელსაც დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა ავტომატურ რეჟიმში სთავაზობს, მათ შორის, ადრესატი, დოკუმენტის ავტორი, აღნიშვნა დანართის შესახებ და ყველა ის ველი, რომელიც საჭიროა დოკუმენტის შესაქმნელად.

8. შესრულებული დოკუმენტის ხელმოწერა ხდება ხელმომწერი ხელმძღვანელი პირის მიერ, დოკუმენტის ვიზირების შემდეგ.

9. დოკუმენტზე ხელმოწერა სრულდება ელექტრონულად, დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში არსებული საკრებულოს თანამდებობის პირების და საჯარო მოსამსახურეთა პირადი ხელმოწერების ფაქსიმილიების გამოყენებით.

მუხლი 12. შესრულებული დოკუმენტის უფლებამოსილი პირისათვის გადაგზავნა

1. შესრულებული დოკუმენტი უფლებამოსილი პირების ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ ეგზავნება შემსრულებლის მიერ მითითებულ ადრესატს.

2. ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნება პირდაპირ ავტომატურად, ელექტრონული დოკუმენტის სახით.

3. შესრულებული დოკუმენტი სამდივნო განყოფილების შესაბამისი საჯარო მოსამსახურის მიერ გადადის ქაღალდის ფუძემატარებელზე, ფორმდება საფოსტო გზავნილის სახით და იგზავნება ფოსტით ან გადაეცემა ხელზე უფლებამოსილ პირს.

4. საჭიროების შემთხვევაში ბრძანებები, ცნობები და საგარანტიო ბარათები გადადის ქაღალდის მატარებელზე და მოწმდება შესაბამისი ბეჭდით.

5. დოკუმენტების არქივირება ხდება პროგრამიდან მისი ელექტრონულ მატარებელზე გადატანის გზით.

მუხლი 13. ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება შესრულებულ დოკუმენტაციაზე

1. ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ შემსრულებელი ასრულებს ქმედებას შესაბამის ველში დოკუმენტის შესრულების შესახებ აღნიშვნით.

2. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში აღნიშვნით „ცნობისათვის“ ან „საქმეში“.

3. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას მატერიალური სახით არსებობის შემთხვევაში უზრუნველყოფს საკრებულოს აპარატი.

მუხლი 14. მატერიალური დოკუმენტების შენახვა

სხვა უწყებებიდან, აგრეთვე ფიზიკური და იურიდიული პირებისაგან შემოსული წერილების, განცხადებების და სამართლებრივი აქტების პროექტების ორიგინალებს ინახავს საკრებულოს აპარატი, ამ დოკუმენტების შენახვისათვის დადგენილი ვადების შესაბამისად.