ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

დოკუმენტის სტრუქტურა

განმარტებების დათვალიერება

დაკავშირებული დოკუმენტები

დოკუმენტის მონიშვნები

ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ
დოკუმენტის ნომერი	70
დოკუმენტის მიმღები	ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტი
მიღების თარიღი	27/07/2026
დოკუმენტის ტიპი	მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება
გამოქვეყნების წყარო, თარიღი	ვებგვერდი, 28/07/2026
სარეგისტრაციო კოდი	010250050.35.160.017027

PDF გადმოწერა

ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

საქართველოს ორგანული კანონის ,,ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 61-ე მუხლის მე-2 პუნქტის და საქართველოს ორგანული კანონის „ნორმატიული აქტების შესახებ“ 25-ე მუხლის 1-ლი პუნქტის „ბ“ ქვეპუნქტის შესაბამისად, ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს:

მუხლი 1

დამტკიცდეს ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის საქმისწარმოების წესი, დანართ №1-ის შესაბამისად.

მუხლი 2

ძალადაკარგულად გამოცხადდეს „ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“ ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2021 წლის 22 ოქტომბრის №273 დადგენილება (www.matsne.gov.ge, გამოქვეყნების თარიღი: 25/10/2021, რეგისტრაციის ნომერი: 010250050.35.160.016709).

მუხლი 3

დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.

საკრებულოს თავმჯდომარე მამუკა რეხვიაშვილი

ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის საქმისწარმოების წესი

მუხლი 1. ზოგადი დებულებანი

1. ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის საქმისწარმოების წესი უზრუნველყოფს ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიაში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს როგორც მატერიალური, ასევე ელექტრონული სახით.

2. ამ წესით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე.

3. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას.

4. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას.

5.ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვას და მათი შესრულების კონტროლს, აგრეთვე ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას, თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ახორციელებს მერიის ადმინისტრაცია.

მუხლი 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა

1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს მერიის ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას.

2. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციული მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას.

3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ელექტრონული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა.

4. ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულ ძალას იძენს მისი ავტორის მიერ ხელმოწერის მომენტიდან.

5. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიაში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის apps.msda.ge. საშუალებით.

6. ამ წესით გათვალისწინებულ სისტემაში შექმნილი ელექტრონული დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარი ითვლება ორიგინალად. ელექტრონულ დოკუმენტს არ შეიძლება ჰქონდეს ელექტრონული ასლი.

7. დოკუმენტბრუნვის (საქმისწარმოების) ერთიანი ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს შემდეგი ფუნქციების შესრულებას:

ა) დოკუმენტების აღრიცხვა (შემოსული, შესრულებული კორესპონდენცია, ბრძანებები);

ბ) ახალი დოკუმენტების შექმნა/რეგისტრაცია: ნომრის და თარიღის მინიჭება, ხელმოწერა;

გ) დოკუმენტების მოძრაობა რეზოლუციაზე და ვიზირებაზე წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტით;

დ) დოკუმენტების ძებნა წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრებით (მაგ.: რეგისტრაციის თარიღით და ა.შ.);

ე) დოკუმენტების კლასიფიკაცია სხვადასხვა ტიპით: ბრძანება, გასული კორესპონდენცია, შიდა კორესპონდენცია, შესრულებული კორესპონდენცია, მოთხოვნა, მოხსენებითი ბარათი და ა.შ.;

ვ) დოკუმენტების ძებნა შინაარსით;

ზ) მომხმარებელთა ჯგუფებისა და როლების მართვა;

თ) წვდომის უფლებების ინდივიდუალურად განსაზღვრის შესაძლებლობა;

ი) ელექტრონულად ჩართული ადრესატებისგან გამოგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა;

კ) სისტემაში განთავსებული მონაცემების შენახვა და დაცვა.

8. ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულ ძალას იძენს უფლებამოსილი პირის ხელმოწერის მომენტიდან.

მუხლი 3. ტერმინთა განმარტება

ამ წესში გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა:

ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის სტრუქტურულ ერთეულებში არსებული ინფორმაციის ნაკადის მართვის, ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესით და სხვა სამართლებრივი აქტებით. ამასთან, სისტემაში სამუშაოდ გამოიყენება საქმისწარმოების ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის სახელმძღვანელო ინსტრუქცია, რომლის მეშვეობითაც თანამშრომელი უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტის შექმნას, გაგზავნას, მიღებას, დამუშავებას და შენახვას;

ბ) თანამშრომელი – ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიაში დასაქმებული პირი, რომელიც ფლობს და რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მომხმარებლად;

გ) ავტორიზაცია – მერიის შესაბამისი უფლებამოსილი თანამშრომლის რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა“ და პაროლის მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც თანამშრომელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას;

დ) კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერა – „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა;

ე) კვალიფიციური ელექტრონული შტამპი –„ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული შტამპი;

ვ) ელექტრონული ხელმოწერა – მონაცემთა ერთობლიობა, რომელიც იძლევა ელექტრონული დოკუმენტის ავტორის, ვიზის ავტორის, რეზოლუციის ავტორის იდენტიფიკაციისა და ელექტრონულ დოკუმენტთან მისი კავშირის დადგენის საშუალებას;

ზ) ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი – მერიის თანამშრომელი, რომელიც უფლებრივი დაშვების დონის გათვალისწინებით „მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით, რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში და მინიჭებული აქვს უნიკალური საიდენტიფიკაციო კოდი;

თ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შექმნილი, შეყვანილი, გაგზავნილი ან მიღებული დოკუმენტი/ინფორმაცია, რომელიც ფლობს ელექტრონული დოკუმენტისათვის აუცილებელ რეკვიზიტებს (მაგ., მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების თანამშრომლის მიერ დარეგისტრირებული განცხადება/წერილი ან თანამშრომლის მიერ შექმნილი, ბრძანება, განკარგულება, წერილი ან სხვა ტიპის უნიკალური ნომრის და თარიღის მქონე დოკუმენტი);

ი) მატერიალური დოკუმენტი – ქაღალდის ან სხვა მატერიალური ფორმით წარდგენილი ინფორმაციის ან/და მონაცემთა ერთობლიობა;

კ) დოკუმენტის ვიზირება – შესაბამისი უფებამოსილი პირის წერილობითი ან/და ელექტრონული თანხმობა დოკუმენტის შინაარსზე თავისი კომპეტენციის ფარგლებში;

ლ) ელექტრონული განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა;

მ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან/და მატერიალური დოკუმენტის ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი.

მუხლი 4. მერიაში შემოსული დოკუმენტების დამუშავება

1. მერიის მიერ ელექტრონული საშუალებით ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება შესაძლებელია დაინტერესებული პირის განცხადებით (შემდგომში – განმცხადებელი) ან/და მერიის ინიციატივით. განცხადება უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის 78-ე მუხლით გათვალისწინებულ ძირითად მოთხოვნებს.

2. მერიაში შემოსული ელექტრონული და მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას ახორციელებს მერიის ადმინისტრაციის მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილება (მის.:ქ. რუსთავი, მეგობრობის გამზირი №20ბ), რომელიც ამოწმებს განცხადების შესაბამისობას საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის 78-ე მუხლთან.

3. მიღება-რეგისტრაციის პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების საშუალებით და გადაცემას ნომენკლატურების განაწილების გზით.

4. შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე, სამუშაო საათებში. მომდევნო სამუშაო დღეს რეგისტრირდება მხოლოდ ის დოკუმენტი, რომელიც ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის ხარვეზის გამო ან/და სხვა ხელის შემშლელი გარემოების გამო (ელ.ენერგიის ან ინტერნეტის ხარვეზი) იმავე დღეს ვერ დარეგისტრირდა დოკუმენტბრუნვის სისტემაში. მსგავს შემთხვევაში მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების თანამშრომელი პირველ რიგში ასკანერებს მიღების დოკუმენტს და შემოსული დოკუმენტის ელექტრონულ ველში კომენტარის სახით აღნიშვნას აკეთებს დოკუმენტის შემოსვლის თარიღის აღნიშვნის თაობაზე. ხელმძღვანელის დავალებით, შესაძლებელია განცხადების რეგისტრაცია განხორციელდეს არასამუშაო დროს.

5. მერიის ელექტრონულ მისამართზე – rustavi.municipality@rustavi.gov.ge გამოგზავნილი დოკუმენტების მიღების მიზნით განცხადება უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის 78-ე მუხლით განცხადებისათვის დადგენილ ძირითად რეკვიზიტებს (როგორიცაა იმ ადმინისტრაციული ორგანოს დასახელება, რომელსაც მიმართავს განმცხადებელი; განმცხადებლის ვინაობა და მისამართი; მოთხოვნა; განცხადების წარდგენის თარიღი და განმცხადებლის ხელმოწერა და სხვ.). მერიის ელექტრონულ მისამართზე – rustavi.municipality@rustavi.gov.ge გამოგზანილი დოკუმენტის რეგისტრაცია ხორციელდება მიღების დღესვე, სამუშაო საათებში. სამუშაო დღის 24:00 სთ-მდე გამოგზავნილი დოკუმენტი რეგისტრირდება მომდევნო სამუშაო დღეს და ეთითება გამოგზავნის დღე და დრო. არასამუშაო დღეს გამოგზავნილი განცხადების რეგისტრაციაში გატარება ხდება შესაბამისი სამუშაო დღის დადგომის დღიდან. მსგავს შემთხვევაში განცხადების/წერილის მიღების თარიღად ითვლება ის სამუშაო დღე, როდესაც გატარდა რეგისტრაციაში განცხადება/წერილი. განმცხადებელს კი ელექტრონულ მეილზე ეგზავნება განცხადების რეგისტრაციის ფურცელი და მონაცემთა სუბიექტის „პერსონალური მონაცემების დამუშავების შესახებ“ ინფორმირების გაცნობითი ფურცელი, რომელიც ჩაბარებულად ითვლება მუნიციპალიტეტის ოფიციალური ელექტრონული მეილიდან განმცხადებლის შესაბამის მეილზე გადაგზავნის მომენტიდან.

6.მატერიალური ფორმით წარდგენილი დოკუმენტის რეგისტრაცია იწყება დოკუმენტის წარმომდგენი პირის იდენტიფიკაციით და სრულდება დოკუმენტის „გადაგზავნით“ ადრესატთან. დოკუმენტის ნომერი უნიკალურია, რომელიც პროგრამამ მიანიჭა რეგისტრირებულ წერილს და ინდივიდუალურია ყველა დოკუმენტისთვის. ნომერი შედგება:

ა) ინდექსისგან – მინიჭებული დოკუმენტის შემომტანის ტიპის მიხედვით;

ბ) დოკუმენტბრუნვის პროგრამით მოსარგებლე დაწესებულების (კლიენტის) კოდისგან – 38;

გ) მიმდინარე წლის აღმნიშვნელი თარიღის ბოლო 2 ციფრისგან;

დ) წერილის რეგისტრაციის დღისგან, თუ მერამდენეა წელიწადში;

ე) ციფრისგან, აღნიშული წერილი მერამდენეა იმ დღეს რეგისტრირებულ წერილებში;

ვ) იმ სამსახურის აღმნიშვნელი კოდისგან, რომელშიც შევიდა წერილი/დოკუმენტი.

7. განმცხადებელი უფლებამოსილია ყველა დოკუმენტი და ინფორმაცია, რომელიც აუცილებელია განცხადებაში აღნიშნულ საკითხზე გადაწყვეტილების მისაღებად, მერიას წარუდგენოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით პორტალზე – www.ms.gov.ge. თანდართული დოკუმენტების ნამდვილობაზე ან/და ორიგინალთან მათ შესაბამისობაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება განმცხადებელს.

8. განცხადება უნდა წარმოადგინოს განმცხადებელმა, ასევე შესაძლებელია განმცხადებლის მიერ ხელმოწერილი განცხადება წარმოადგინოს სხვა ნებისმიერმა სრულწლოვანმა პირმა, განმცხადებლის მიერ „შიდა თანხმობის“ ბლანკის წარმოდგენის საფუძველზე, სხვა საჭირო დოკუმენტებთან ერთად.

9. მერიის საქმისწარმოებაზე უფლებამოსილი შესაბამისი პირის მიერ წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებშიც არ არის მითითებული მერიის კონკრეტული თანამდებობის პირი და ნაწილდება ქვემდებარეობით, უფლებამოსილებების შესაბამისად.

10. დოკუმენტის განხილვის შემდეგ დოკუმენტის განმხილველი, როგორც წესი, ახდენს რეზოლუციის დადებას შემსრულებელ ან შესრულებაზე ზედამხედველ პირებზე.

11. ამ მუხლის მე-6 პუნქტით გათვალისწინებულ შემთხვევაში მერიას, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით, განცხადება და თანდართული დოკუმენტები არ გადაეგზავნება, თუ განმცხადებელი ვერ უზრუნველყოფს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის 78-ე მუხლის შესაბამისად განცხადებაზე მიბმული ყველა სავალდებულო ველის შევსებას.

12. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საფელდეგერო (საკურიერო, საფოსტო) სამსახურისაგან დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“ შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრისა და თარიღისა და დროის (საათი, წუთი) მითითებით და დაესმება მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომლის პირადი ხელმოწერა.

13. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ (ასევე „საიდუმლო“) რეგისტრაციაში ტარდება (აღირიცხება შესაბამის სარეგისტრაციო ჟურნალში) კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს.

14. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ.

15. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ-გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები.

16. დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში ხდება მათი მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა სკანირების გზით და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება.

17. დანართი დოკუმენტები ექვემდებარება სკანირებას. იმ შემთხვევაში, თუ დოკუმენტის მოცულობიდან გამომდინარე ვერ ხორციელდება დანართის სრულად ატვირთვა ელექტრონულად, აუტვირთავი დოკუმენტაცია სრულ დანართთან ერთად გადაეცემა შემსრულებელს მატერიალური სახით.

18. თუ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მისი დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან/და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას; ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად; ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება – დოკუმენტის მიღება-რეგისტრაციისას ხდება შესაბამისი აღნიშვნა დამატებით რეკვიზიტში, შემდეგი სახით: „მაგ.: დანართი: 10 ტომი – მატერიალური სახით;“, ხოლო დანართები მატერიალური სახით გადაეცემა შემსრულებელს. (თუ დანართის სახით ინფორმაცია წარმოდგენილია მეხსიერების ბარათით (მაგ.: დისკი), რეგისტრაციისას მიეთითება რაოდენობა და დასახელება, მაგ.: 2 (ორი) CD დისკი).

19. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილებაში, გარდა სასამართლო გზავნილებისა და ადმინისტრაციული საჩივრებისა, საქმეთა ნომენკლატურით დადგენილი ვადების შესაბამისად, რომლებიც შემდეგ გადაეცემა მერიის ადმინისტრაციის არქივის განყოფილებას.

20. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები გადაეცეს შემსრულებელს.

21. დედანი დოკუმენტი მატერიალური სახით გადაეცემა შემსრულებელს და გადაცემა ფორმდება შესაბამის ჟურნალში რეგისტრაციის გზით.

მუხლი 5. ელექტრონული დოკუმენტის სავალდებულო და დამატებითი რეკვიზიტები

1. ელექტრონული დოკუმენტი იქმნება მატერიალური დოკუმენტისათვის დამახასიათებელი რეკვიზიტებით.

2. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენისას საჭიროა ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვა, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული დოკუმენტის იურიდიულ ძალას.

3. ელექტრონული დოკუმენტის სახეობებია:

ა) ბრძანება – მერის, მერის პირველი მოადგილის, მოადგილის ან/და პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმღვანელის ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი;

ბ) სამსახურებრივი კორესპოდენცია – დოკუმენტი, რომელიც იქმნება სტრუქტურულ ერთეულებსა და თანამდებობის პირებს შორის დოკუმენტალური ურთიერთობის ასასახად;

გ) პირადი განცხადება – წარმოადგენს დოკუმენტს, რომლითაც მერიაში დასაქმებული ფიზიკური პირი, კანონმდებლობით გათვალისწინებულ საკითხებთან დაკავშირებით, მიმართავს მერს, მერის მოადგილეს ან/და მერიის შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს;

დ) გასული კორესპოდენცია – იქმნება დოკუმენტი მხოლოდ მერიის სისტემის გარეთ გასაგზავნად ან სისტემის გარედან შემოსული დოკუმენტის საპასუხოდ;

ე) მოხსენებითი ბარათები;

ვ) მინდობილობები.

4. ტექსტის სათაური (თემატიკა) წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას. ის უნდა იყოს მაქსიმალურად მოკლე და ტევადი.

5. დოკუმენტის ტექსტი – შეიცავს ადრესატის რეგალიებს, მიმართვას კონკრეტული სუბიექტისადმი, თავად დოკუმენტის შინაარსს, მითითებას დანართის შესახებ, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში, ავტორის რეგალიებს.

6. დოკუმენტის ელექტრონული ნომერი – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მიერ გენერირებული და ელექტრონული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ნომერი.

7. ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას ახდენენ მერიის თანამდებობის პირები, აგრეთვე მერის მიერ მინიჭებული უფლებამოსილების საფუძველზე – საჯარო მოსამსახურეები.

8. დოკუმენტის დამატებითი რეკვიზიტებია: რეზოლუციები, დანართი, საფუძვლები, ავტორები, ინიციატორი (შემსრულებელი), კომენტარი.

9. რეზოლუცია წარმოადგენს დავალებას დოკუმენტის შესრულებაზე, რომელიც შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალების შინაარსს, შესრულების ვადას, რეზოლუციის თარიღს.

10. თუ ელექტრონულ დოკუმენტს ახლავს დანართები, აღნიშვნა ამის შესახებ მიეთითება ტექსტში ან დოკუმენტის ტექსტის შემდეგ, შემდეგი წესით:

ა) როდესაც დოკუმენტს თან ახლავს დანართები, რომლებიც ტექსტში არ არის მოხსენიებული, ტექსტის შემდეგ მიეთითება მისი არსებობის შესახებ ფურცლების რაოდენობის აღნიშვნით, მაგალითად: „დანართი: ცნობა გაწეული სამუშაოს შესახებ, 8 (რვა) ფურცელზე ან/და ფურცლად;

ბ) როდესაც დანართების სრული დასახელება ასახულია ტექსტში, აღნიშვნა დანართების შესახებ ფორმდება შემდეგი სახით: „დანართი: 8 (რვა) ფურცლად.“;

გ) თუ ელექტრონულ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მისი დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან/და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას; ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად; ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება – აღნიშნულ შემთხვევაში ამგვარი დანართი იგზავნება ფიზიკურად, მატერიალური ფორმით, რის შესახებაც აღინიშნება შესაბამის დამატებით რეკვიზიტში შემდეგი სახით: „მაგ.: დანართი: 10 ტომი – მატერიალური სახით“. ასეთ შემთხვევაში, ფიზიკური სახით გაგზავნილ დანართს თან უნდა ერთოდეს ელექტრონული წერილის ერთი პირი და ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მიერ გენერირებული საინფორმაციო ბარათი.

11. დოკუმენტის საფუძველში მიეთითება ის კონკრეტული დოკუმენტი, რომლის შესრულების მიზნითაც იქნა შექმნილი მოცემული დოკუმენტი.

12. ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვაში მერიის პერველად სტრუქტურულ ერთეულებს ენიჭებათ შესაბამისი ნომრები (ინდექსი), რაც გამოსახულია აღნიშნული სამსახურის მიერ მომზადებული დოკუმენტის უნიკალურ ნომერში:

01 – მერიის ადმინისტრაცია;

02 – ჯანმრთელობის დაცვისა და სოციალური მხარდაჭერის სამსახური;

03 – ინფრასტრუქტურის განვითარებისა და ტრანსპორტის სამსახური;

04 – საფინანსო-საბიუჯეტო სამსახური;

05 – არქიტექტურის სამსახური;

06 – მუნიციპალური ინსპექცია;

07 – შიდა აუდიტის სამსახური;

08 – ქონების მართვისა და ეკონომიკური განვითარების სამსახური.

მუხლი 6. დავალებების გაცემა და კონტროლი

1. მერიაში შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემენ ხელმძღვანელი პირები (მერი, მერის პირველი მოადგილე, მოადგილე შესაბამისი პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი, მისი მოადგილე (არსებობის შემთხვევაში), შესაბამისი მეორადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი), ასევე მერის წამომადგენლები.

2. დოკუმენტი შემსრულებელს, ამ მუხლის პირველი პუნქტში ხსენებული ხელმძღვანელი პირების, ასევე მერის წარმომადგენლის მიერ დაეწერება შემსრულებელს, შესაბამისი პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის ან მისი მოადგილის ან პირველად სტრუქტურულ ერთეულში არსებული მეორადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის გავლით.

3. პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი, მისი მოადგილე ან პირველად სტრუქტურულ ერთეულში არსებული მეორადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი უფლებამოსილია, მისთვის შესასრულებლად, გადაცემულ დოკუმენტზე არსებული რეზოლუციის ფარგლებში და მის შესასრულებლად რეზოლუციის სახით გასცეს დავალება მისი სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომელზე.

4. გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში რეზოლუციის ავტორს დოკუმენტის უშუალო შემსრულებლისთვის გადასაცემად შეუძლია გამოტოვოს ამ მუხლის მე-2 პუნქტში მოხსენიებული პირები.

5. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველი მითითებული.

6. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ და, საჭიროების შემთხვევაში, შესრულების ვადას.

7. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში.

8. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე.

9. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებული ვადაში, თუ კანონმდებლობით სხვა რამ არ არის გათვალისწინებული.

10. ორ ან მეტ შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი.

11. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით, როგორც შემსრულებელს დაეწერა.

12. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში აღნიშვნით „ცნობისათვის“ ან „საქმეში“.

მუხლი 7. ელექტრონული (გარდა ბრძანებისა) დოკუმენტის შექმნა, ვიზირება, გაგზავნა და დამოწმება

1. ელექტრონული დოკუმენტი (გარდა ბრძანებისა) იქმნება უშუალოდ ავტორის ან ინიციატორის (შემსრულებლის) მიერ.

2. ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის შედგენა ხდება მატერიალური დოკუმენტისათვის დადგენილი ფორმატით.

3. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) იმავდროულად წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ იგი უთითებს დოკუმენტის ადრესატს, ვიზირების ავტორს (ავტორებს), ურთავს დოკუმენტს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და ახდენს დოკუმენტის ხელმოწერას, რის შემდეგაც სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს დოკუმენტის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებისათვის, ავტორის მიერ განსაზღვრული რიგითობის შესაბამისად და მათ მიერ თანხმობის გამოხატვის შემთხვევაში – ადრესატისათვის. ერთ-ერთი ვიზირების ავტორის მიერ თანხმობაზე უარის შემთხვევაში ელექტრონული დოკუმენტი ითვლება გაუქმებულად და მისი შემდგომი მსვლელობა წყდება.

4. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) არ წარმოადგენს იმავდროულად ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ იგი უთითებს დოკუმენტის ავტორს, ვიზირების ავტორებს, ურთავს დანართებს ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და განსაზღვრავს ელექტრონული დოკუმენტის ადრესატს. ვიზირების პროცესი წარმოებს ამ მუხლის მე-3 პუნქტით დადგენილი წესის შესაბამისად. ვიზირების პროცესის გავლისა და ავტორის მიერ დოკუმენტის ხელმოწერის შემდეგ სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას ადრესატისათვის (ადრესატებისათვის).

5. საჭიროების შემთხვევაში შესაძლებელია განხორციელდეს ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალურ ფორმატში დაბეჭდვა და დამოწმება. დამოწმება ხორციელდება „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის“ შესაბამისად, ხოლო დამოწმებაზე უფლებამოსილ პირს წარმოადგენს დოკუმენტის მომზადებელი სამსახური, ასევე ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციის მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების უფლებამოსილი თანამშრომელი, რომელიც დამოწმებისთვის იყენებს ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ტვიფრს/შტამპს. იმ დოკუმენტაციას, რომელიც შენახვის მიზნით გადაცემულია ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციის არქივის განყოფილებაში, ამოწმებს აღნიშნული განყოფილების თანამშრომელი.

მუხლი 8. ბრძანების შექმნა, ვიზირება და დაგზავნა

1. ბრძანების პროექტების მომზადება ხდება მერის ან/და სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელის დავალებით და მას შეიმუშავებენ შესაბამისი პირველადი სტრუქტურული ერთეულები მათი კომპეტენციის ფარგლებში.

2. ბრძანების პროექტს შეიმუშავებს შემსრულებელი, რომელიც უთითებს დოკუმენტის პროექტის ვიზირების ავტორებს, ავტორს და ადრესატს. ვიზის ადრესატების განსაზღვრასა და დოკუმენტის დასრულებაზე პასუხისმგებელია ის სტრუქტურული ქვედანაყოფი, სადაც მზადდება დოკუმენტი, გარდა იმ შემთხვევისა, როცა ვიზის ავტორის მიერ ვიზირების პროცესი შეჩერებულია საკუთარი ინიციატივით;

3. ბრძანების მომზადებისას ადრესატად სავალდებულოა მიეთითოს მერიის ადმინიტრაციის საორგანიზაციო განყოფილება.

4. ბრძანების პროექტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ შემსრულებელი ახდენს მის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებთან. ვიზირების პროცესის დასრულების შემდეგ ბრძანების პროექტი ავტომატურად გადადის ავტორთან. ავტორის მიერ ბრძანების პროექტზე ხელმოწერის შემდეგ სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის დაგზავნას ადრესატისთვის.

5. მერიაში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ძალაში შედის დაინტერესებული მხარის მიერ მისი გაცნობისთანავე.

6. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მის პირად გვერდზე განთავსებული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის პირველივე ნახვა ელექტრონული დოკუმენტის გახსნის მეშვეობით.

7. დაინტერესებული მხარისათვის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება პირად გვერდზე ინდივიდუალურ ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ელექტრონული ან/და მატერიალური დოკუმენტის სახით პირველივე გაცნობა.

8. იმ შემთხვევაში, თუ განმცხადებელს/დაინტერესებულ პირს პირადი გვერდის საშუალებით არ აქვს წარმოდგენილი განაცხადი, ის სტრუქტურული ერთეულები, სადაც მომზადდა ადმინისტრაციულ სამართლებრივი აქტები ვალდებულნი არიან გააცნონ შესაბამისი სამართლებრივი აქტები განმცხადებელს/დაინტერესებულ პირს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსით დადგენილი წესით.

9. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით.

10. ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვაში მომზადებულ ბრძანებას ენიჭება შემდეგი რეკვიზიტები:

ა) ბრძანების აღმნიშვნელი ასო -ბ;

ბ) სამსახურის ინდექსი - გამოხატული ციფრებში;

გ) კლიენტის ინდექსი - გამოხატული ციფრებში (38);

დ) შესაბამისი წლის აღმნიშვნელი ინიციალი;

ე) წლის შესაბამისი დღე;

ვ) იმ დღეს მომზადებული ბრძანების რაოდენობა.

11. საჭიროების შემთხვევაში შესაძლებელია განხორციელდეს ელექტრონული ბრძანების მატერიალურ ფორმატში დაბეჭდვა და დამოწმება. დამოწმებაზე უფლებამოსილ პირს წარმოადგენს ბრძანების გამომცემი სამსახური, გარდა იმ ბრძანებისა, რომელიც შენახვის მიზნით გადაცემულია მერიის ადმინისტრაციის არქივის განყოფილებაში, ასევე, ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერის, მერის პირველი მოადგილის ან/და მერის მოადგილ(ებ)ის სახელით ხელმოწერილი ბრძანებებისა, რომელსაც ამოწმებს მერიის ადმინისტრაციის მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების უფლებამოსილი თანამშრომელი, ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ტვიფრით/შტამპით.

მუხლი 9. შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა

1. ელექტრონული დოკუმენტი მიღებულად ითვლება იმ მომენტიდან, როდესაც ის შედის ადრესატის საინფორმაციო სისტემაში და ხელმისაწვდომია მისთვის.

2. საჯარო უწყებებთან დოკუმენტაციის მიმოცვლა ხორციელდება ელექტრონულად მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს სისტემა „დეას“ მეშვეობით. იმ შემთხვევაში, თუ იგზავნება დედანი დოკუმენტაცია, შესაძლებელია გაიგზავნოს ფოსტით.

3. Ms.gov.ge-ზე ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნებათ ავტომატურად ელექტრონული დოკუმენტის სახით.

4. მერიის სამსახურების მიერ ინიცირებული წერილების ადრესატებამდე დაყვანა ხორციელდება საფოსტო გზავნილის, მერის წარმომადგენლის საშუალებით მიწოდების ან ხელზე გადაცემის საშუალებით.

5. შიდა კორესპონდენცია ხელმოწერის შემდეგ ელექტრონულ სისტემაში ავტომატურად რეგისტრირდება და ხელმისაწვდომია ადრესატისთვის, გასულ კორესპონდენციას ხელმოწერის შემდეგ ენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი და საქმისმწარმოებელი ვალდებულია უზრუნველყოს მისი გადაგზავნა მითითებული ფორმით.

6. დოკუმენტის ჩაბარების ფორმა განისაზღვრება წერილის ინიცირების ეტაპზე, წერილის ინიციატორის მიერ კონკრეტული საქმის სპეციფიკიდან გამომდინარე.

7. მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომლის მიერ დოკუმენტში მითითებული ადრესატისთვის შესრულებული დოკუმენტის გაგზავნამდე მოწმდება მისი შედგენისა და გაფორმების სისწორე, საკონტაქტო ინფორმაციის არსებობა, გაგზავნის შესაბამისი ფორმა, დანართების არსებობა და ეგზემპლარების რაოდენობა.

8. არასწორად, არასრულყოფილად ან ხარვეზებით შესრულებული კორესპონდენცია უბრუნდება მისსავე ხელმომწერს, ხოლო ხელმომწერი უბრუნებს შემსრულებელს შესაბამისი მიზეზის მითითებით.

9. სწორად შესრულებული დოკუმენტი მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომლის მიერ დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მეშვეობით ეგზავნება დოკუმენტში მითითებულ ადრესატს ან გადადის ქაღალდის ფუძემატარებელზე, ფორმდება საფოსტო გზავნილის სახით და იგზავნება ფოსტით ან გადაეცემა ხელზე უფლებამოსილ პირს.

10. შესრულებული დოკუმენტის ხელზე გადაცემის შემთხვევაში იბეჭდება „დოკუმენტის ბარათი“, რომელსაც ხელს აწერს უფლებამოსილი პირი თარიღის მითითებით, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც დოკუმენტი გადაეცემა საფელდეგერო (საკურიერო) სამსახურს.

11. კორესპონდენციის საფოსტო გზავნილებით მიმოცვლისას:

ა) საფოსტო გზავნილების დედანი დანართები წერილის ინიციატორმა მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილებაში უნდა გააგზავნოს წერილის ხელმოწერისთანავე, განსაკუთრებულ შემთხვევებში არაუგვიანეს დოკუმენტზე ხელმოწერის დღის 18:00 საათამდე, რათა დროულად მოხდეს გასაგზავნი დოკუმენტაციის კონვერტაცია;

ბ) დედანი დანართების დროულად მიუწოდებლობის შემთხვევაში მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილების შესაბამისი უფლებამოსილი პირი უფლებამოსილია ხელმოწერილი დოკუმენტი დააბრუნოს ხელმომწერთან;

გ) ერთსა და იმავე მისამართზე წერილი იგზავნება მხოლოდ ორჯერ;

დ) ალტერნატიული მისამართ(ებ)ის მოძიების შემთხვევაში ერთი და იგივე წერილი შესაძლებელია გაიგზავნოს არაუმეტეს 2-ჯერ;

ე) მერიის მიერ ინიცირებული უკან დაბრუნებული წერილები ეგზავნებათ წერილის ინიციატორებს და აღინიშნება შესაბამის ჟურნალში;

ვ) წერილის განმეორებით გაგზავნის მიზნით, შემსრულებელმა თავიდან უნდა მოამზადოს იმავე შინაარსის წერილი და უზრუნველყოს ალტერნატიული მისამართის მითითება, ალტერნატიული მისამართის არარსებობის შემთხვევაში ახალი წერილი გაიგზავნება იმავე მისამართზე, რომელსაც შესაბამის ჟურნალში აღრიცხვით აგზავნის მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილება.

12. წერილების ხელზე გადაცემისას:

ა) საქმისწარმოებაზე უფლებამოსილი პირ(ებ)ი საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემა MSDA-ში ადრესატებს გადასცემენ მომზადებულ წერილებს შესაბამისი ფუნქციონალის მეშვეობით, სადაც მიეთითება დოკუმენტის ადრესატზე ჩაბარების დრო, თარიღი და ხელმოწერა;

ბ) ადრესატის გარდა, წერილის სხვა პირზე, მათ შორის მერის თანამშრომელზე, გაცემა დაუშვებელია, გარდა ამ მუხლის მე-13 პუნქტით გათვალისწინებული შემთხვევისა.

13. მერის წარმომადგენლის მეშვეობით დოკუმენტაციის გადაცემისას:

ა) წერილების გადაცემისას ფორმდება მატერიალური რეესტრი ან გამოიყენება MSDA-ს ფუნქციონალი „კურიერი“;

ბ) წერილების ადრესატზე გადაცემა აღირიცხება რეესტრში და აღირიცხება ხელმოწერისა და ჩაბარების დრო;

გ) დასრულებული რეესტრები ყოველი კვირის ბოლოს უბრუნდება მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილებას და იტვირთება ელექტრონული მართვის სისტემაში.

14. ელექტრონული ფოსტით წერილების გაგზავნა შესაძლებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ განმცხადებელი ინფორმაციის/დოკუმენტის მიღებას ითხოვს აღნიშნული ფორმით, რაც დაფიქსირებული უნდა ჰქონდეს დარეგისტრირებისას წარმოდგენილ განცხადებაში. ამ შემთხვევაში კორესპონდენცია იგზავნება მუნიციპალიტეტის ოფიციალური ელფოსტით უშუალოდ შემსრულებლის მიერ, რის შესახებაც უთითებს ელექტრონულ პროგრამაში. საჯარო ინფორმაცია შესაძლებელია გაიგზავნოს საჯარო ინფორმაციის გაცემაზე პასუხისმგებელი პირის სამსახურებრივი ელფოსტით.

მუხლი 10. ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა და არქივისათვის გადაცემული დოკუმენტაციის გაცემის წესი

1. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გაგზავნილი, მიღებული, ასევე მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონულ ფორმატში კონვერტაციის გზით შეყვანილი დოკუმენტები ინახება მუდმივად, დაარქივებული სახით.

2. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას უზრუნველყოფს მერიის ადმინისტრაციის მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილება.

3. სხვა უწყებებიდან, აგრეთვე ფიზიკური და იურიდიული პირებისაგან შემოსული წერილების, განცხადებების ორიგინალებს ინახავს მერიის ადმინისტრაციის მოქალაქეთა მომსახურების განყოფილება არანაკლებ 6 თვის განმავლობაში და შემდეგ აბარებს მერიის ადმინისტრაციის არქივის განყოფილებას შესანახად, ამ დოკუმენტების შენახვისათვის დადგენილი ვადების შესაბამისად.

4. ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციის არქივის განყოფილება უზრუნველყოფს, განმცხადებლის მოთხოვნის შესაბამისად, მერიის ადმინისტრაციაში დაცული დოკუმენტაციის გაცემის დროს მატერიალური დოკუმენტაციის დამოწმებას ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ტვიფრით/შტამპით.

მუხლი 11. მატერიალური დოკუმენტის სახეები, მომზადება და შენახვის წესი

1. მუნიციპალიტეტი დოკუმენტების შექმნას ძირითადად ახორციელებს ელექტრონული ფორმით, ასევე ხელმოწერასაც აფიქსირებს ელექტრონული ხელმოწერით. მატერიალური ფორმით შეიძლება მომზადდეს შემდეგი დოკუმენტაცია:

ა) აქტები (ცხოვრების ფაქტის დადასტურების, გარდაცვალების ფაქტის დადასტურების, დათვალიერების, შემოწმების, საჯარო გამოქვეყნების, საწვავის ჩამოწერის და სხვა);

ბ) ოქმები (სამართალდარღვევის, სხდომის, აუქციონის და ა.შ);

გ) აუდიტის დასკვნა;

დ) საკრებულოში გადასაგზავნი განკარგულების და დადგენილების პროექტები;

ე) საკუთრების მოწმობა;

ვ) ხელშეკრულებები;

ზ) სხვა სახის შეთანხმებები;

თ) მიღება-ჩაბარების აქტები;

ი) ბუღალტრული აღრიცხვა-ანგარიშგების ფორმები (ტაბელი და სხვა).

კ) მემორანდუმები.

2. ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებული დოკუმენტაციის მომზადება ხორციელდება „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსით“ და შესაბამისი სპეციალური კანონით ან/და კანონქვემდებარე აქტით დადგენილი წესის შესაბამისად.

3. ფორსმაჟორულ და გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში, გამონაკლისის სახით, მატერიალური ფორმით შეიძლება შეიქმნას ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებული დოკუმენტის გარდა სხვა დოკუმენტიც, რომელიც რეგისტრირდება სპეციალურ ჟურნალში, ეთითება რეგისტრაციის ნომერი, თარიღი, მატერიალური ფორმით მომზადების საფუძველი, პროექტის მომმზადებელი, შემთანხმებელი და ხელმომწერი პირი და ტექსტის მოკლე შინაარსი.

4. სპეციალური ჟურნალის წარმოებას ახორციელებს მერიის ადმინისტრაციის საორგანიზაციო განყოფილება. სპეციალური ჟურნალი აუცილებლად უნდა იყოს აკინძული, გადანომრილი და მუნიციპალიტეტის ბეჭდით დამოწმებული.

5. მატერიალური დოკუმენტები კანონით გათვალისწინებული ვადებით ინახება შესაბამის სამსახურში, რომელსაც აწარმოებს და შემდეგ გადაეგზავნება მერიის ადმინისტრაციის არქივის განყოფილებას.